A. PENCIPTAAN ARSIP

Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanya saat penyimpanan saja. Akan tetapi, sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip. Pada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui 2 cara, yaitu sebagai berikut:

1. Secara Intern
   Secara intern berarti bahwa arsip itu dibuat sendiri dalam ruang lingkup suatu organisasi , yang meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya serta pemrosesannya.
   
   Arsip intern dapat dikendalikan oleh rumah sakit  sendiri, sehingga dapat diatur baik isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan.
    

   Contoh : Surat dari Bidang Keuangan ke Bidang  Penunjang 

2. Secara Ekstern
   Scara ekstern berarti sebuah arsip diterima dari pihak lain, baik dari perorangan maupun dari organisasi lain. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh rumah sakit, hal itu menyebabkan surat yang diterima oleh rumah sakit akan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama pada susunan ataupun standarisasi surat. 
    

   Contoh : surat lamaran pekerjaan yang diterima dari para pelamar kerja

B. PEMBERKASAN ARSIP

Pemberkasan arsip (Filling) adalah penyusunan file secara sistematis, logis, kronologis sesuai metode pemberkasan agar arsip cepat, tepat, akurat untuk dapat ditemukan kembali. Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip dan setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas.
4. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah, Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Di depannya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP. Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut TAB.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap Filling Cabinet diberi nama.
10. Begitu juga lacinya diberi nama.
11. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan.

Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana, sarana pemberkasan arsip yaitu :
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5. 000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier.
a) Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b) Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaan sekat.
1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).

3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-file, baik itu file sistem maupun file data atau dokumen.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
6. Tanda Keluar/Out Indicator
Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

(UPKRS, 2019)